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NDAYIRAGIJE Gloria

Genre : Femme
Année de naissance : 1940 /
Adresse actuel : Bujumbura, Zone Ntahangwa, Q. Kigobe, av. des Etats Unis
Lieu de naissance : Aucun
Diplôme avancer : Faculté des Lettres et Sciences Humaines ; Département D’Histoire, Option Science Politique
Profession : Sans emploi
Expérience professionnel
07/2016 - 31/12/2018
Handicap International
secrétaire réceptionniste puis secrétaire de direction
 En tant que secrétaire réceptioniste (juillet 2016-septembre 2017), j’avais comme
tâches :
1/ accueil des visiteurs et personnel interne et partenaires de HI : les visiteurs sont bien
accueillis à la réception et acheminés, après accord, aux concernés. Le salon d’accueil est tenu
propre ainsi que les salles des réunions.
2/ gestion du standard téléphonique : émettre des appels sur demande et enregistrer les
numeros composés ainsi que les personnes appelées ; recevoir des appels et les transférer ;
effectuer une mise à jour de la liste de contacts interne et externe.
3/ assurer le secrétariat du programme :
- Assurer la réception des courriers entrants, leur transmission aux concernés et leurs
archivages dans le classeur de façon chronologique.
- La rédaction des courriers sortants, les envoyer et s’assurer de leur arrivée à destination
par des accusées de réception en retour qui sont alors classées.
- Faire les photocopies à la demande.
Assurer l’aménagement des espaces (tableau, casiers individuels,...) et mettre en place
des supports de diffusion de l’information.
- Afficher les annonces de recrutement et les appels d’offres à l’intérieur et à l’extérieur
des bureaux, recevoir les dossiers de candidatures, les enregistrer dans un cahier et les
faire suivre à la Responsable RH à la fin de l’échéance.
4/ suivi stock papeterie : veiller à ce que le stock soit toujours rempli et éviter les ruptures ;
enregistrer les sorties et les entrées dans le journal de mouvement de stock.
 En devenant secrétaire de direction (septembre2017-aujourd'hui) j’ai eu des tâches
supplémentaires :
1. Sur demande et validation du Directeur de Programme, je suis sollicitée pour la gestion
quotidienne de son travail et de ses dossiers, càd :
a) Etre la première instance de réponses aux sollicitations : réceptionner, trier,
filtrer, hiérarchiser les demandes internes et externes (téléphoniques,
électroniques, …). Réorienter éventuellement les sollicitations vers les
interlocuteurs les plus compétents et adopter des dispositions provisoires en
l’absence du DP. Inscrire les sollicitations non résolues à l’agenda du DP. Etre
garant de la suite donnée à la demande.
b) Gérer les déplacements du DP, organisation des séjours (billeterie, routing précis
avec contacts, devises, …)
c) Assurer l’organisation de réunion ou d’évènements et l’accueil des VIP et autres
missions (ex : mission du siège)
d) Préparer et assurer le suivi administratif de certains dossiers.
2. Assurer la gestion de l’information et le lien entre les différents interlocuteurs
a) Assurer la rédaction des courriers et la mise en forme des informations et/ou
décisions émanant de la Direction et leur diffusion aux interlocuteurs concernés,
tout en garantissant la confidentialité nécessaire.
b) Effectuer le secrétariat des réunions (prise de notes, compte rendus), gérer la
diffusion des comptes rendus, et leur ciblage en fonction des interlocuteurs.
c) Assurer le classement et l’archivage des documents.
06/2015 - 09/2015
04/2015 - 07/2016
04/2014 - 04/2015
07 - 08/2015
09/2013 - -----
2012 - -----
Formation professionnel
2010 - 2014
06/07 - 16/08/2014
Langues parlées
Kirundi, Français, Anglais, Kiswahili

Niveau de conversation :

Niveau d'écoute :

Niveau d'écriture :

Niveau de lecture:

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